Costos en empresas de servicios

Los costos en las empresas de servicios son un elemento clave para el buen funcionamiento y control. Las empresas y organizaciones deben contar con conocimiento preciso de los costos de cada uno de sus servicios, con un nivel de detalle que les permita tomar decisiones de negocio. Para lograrlo deben:
  • Revisar su cadena del valor, actividades y procesos que realizan.
  • Evaluar el sistema de costeo actual y la metodología que usan.
  • Identificar los productos y servicios que desean costear.
  • Identificar los principales segmentos del negocio.
  • Conocer el modelo conceptual operativo que represente el modelo de negocio, sobre el cual pueda obtenerse el costo de servicios y obtener la rentabilidad de la organización, así como planear en cada segmento atendido: clientes, canales, regiones, sucursales, mercados.

¿ Qué es el Costeo Basado en Actividades ?

El costeo basado en actividades por las siglas en inglés de Activity Based Costing es una metodología que asigna los costes con precisión a cada segmento de negocio.

¿ Qué beneficios genera la metodología?

  • Calcular con precisión costos en empresas de servicios por cada una de las actividades y procesos
  • Calcular con presición costos de productos, clientes, canales de distribución, regiones de venta, entre otros segmentos de negocio.
  • Reducir costos
  • Identificar actividades que agregan valor y actividades que no agregan valor a clientes, canales, productos.
  • Incrementar la productividad y eficiencia de procesos
  • Incrementar la rentabilidad por segmento de negocio
  • El costeo ABC proporciona información para la toma de decisiones de mejora en todos los niveles de la organización. Identifica actividades, procesos así como sus costos, lo que permite reducir costos, identificar procesos clave para clientes orientados a incrementar la rentabilidad.
  • Los costos ABC deben convertirse en una herramienta de planeción operativa y estrategica de mejora continua en la organización.
  • Los costos ABC dan lugar al análisis de actividades.

Implementación de Sistema de Costos ABC

El costeo basado en actividades es una herramienta de gestión que deben tener aquellas empresas que cuentan con:
  • Actividades o procesos complejos
  • Productos o servicios muy diferenciados entre sí
  • Elevada cantidad de productos, servicios, clientes productos, clientes, atendidos a través de diferentes canales de distribución, en diferentes regiones y sucursales.
  • Los costos e ingresos estan altamente concentrados en pocos productos o clientes.
  • La estructura de costos indirectos es alta.

Elementos de Costeo Basado en Actividades

Recursos

Son todos los costos y gastos registrados en la contabilidad

Actividades

Son todas las acciones o tareas que realiza la organización para producir, almacenar, distribuir o vender un serivicio o producto

Objetos del costo

Son todos los segmentos de negocio o proyectos sobre los cuales se tiene interés en conocer sus costos y rentabilidad Inductores de costos o drivers de recursos y actividades Son los indicadores para subrepartir costos y gastos de recursos a actividades y a objetos de costo.

Levantamiento de actividades

Para identificar las actividades, se realiza un inventario de todas las actividades que se ejecutan en cada área. Existen varias técnicas que permiten recoger estos datos, cada uno con sus ventajas y limitaciones. Algunas de ellas:
  • Información Histórica de la organización.
  • Análisis Organizacional
  • Análisis de Procesos de Negocio
  • Análisis funcional o descripciones de puesto
  • Observación

Caracteristicas de las actividades

Requieren de un lugar específico para su realización Emplean recursos humanos y materiales para su realización Se realizan para entregar un producto o servicio Se orientan a satisfacer a un cliente interno o externo  

Los tres pasos de los costos ABC

Para hacer Costeo Basado en Actividades se debe tener la siguiente información:
  • Costos de recursos materiales y humanos
  • productos y servicios vendidos (facturación) a clientes, cnales, regiones, etc.
Los costos ABC se realizan con los 3 siguientes pasos:

1. Levantar las Actividades

2. Relacionar y asginar costos de los recursos con las actividades

3. Relacionar y asignar costos de las actividades con los objetos de costo

  Requisitos para implementar Costos ABC 1. Contar con equipo de trabajo interno de la organización para proporcionar información y adquirir el conocimiento de del proyecto. 2. Contar con un software para soportar el proyecto. MS Excel funciona para proyectos pequeños y controlados. Proyectos más grandes en donde se requiere de mayor automatización pueden requerir de software especializado en costos ABC. Adicionalmente se sugiere el uso de software de business intelligence para organizar la información que genera el costeo ABC especialmente cuando se costean muchos productos, clientes o segmentos de negocio, de tal forma que se pueda facilitar el análisis. 3. Contar con metodología de consultoría que asegure alcanzar los objetivos que se planteen para el proyecto, desde levantamiento de información, creación de modelo conceptual, configuración de software, resultados y análisis de la información y detección de oportunidades.

Evolucion de los costos ABC

El sistema de costos ABC debe evolucionar para convertirse en un proceso gerencial que asegure tomar mejores decisiones de negocio en forma continua. Debe generar información continua (histórica) y generar indicadores de costos predictivos para realizar planeacion y presupuestación. Se sugiere revisar al menos semestralmente la estructura del modelo de costos.

Tipos de Drivers o Inductores de Costos

Inductores de costos de recursos : miden la cantidad de recursos consumidos por una actividad. Ejemplos: Materias primas, mano de obra, telefonía, licencias de software.   Inductores de costos de actividades : miden la intensidad de consumo de actividades por objeto de costo (producto o servicio a costear). Ejemplos: número de órdenes de compras, número de entregas, número de lotes.

Diferencias entre costos tradicionales y costos ABC

El sistema de costos tradicional se concentra en la acumulación de los costos indirectos por centro de costos. Estos se reparten a los prouctos o servicios en función al volumen. El sistema de costos ABC se concentra en el valor agregado que genera cada actividad en un proceso. Al obtener costos de procesos requeridos para entregar un producto o servicio, los costos quedan identificados con precisión.